9 KPI esenciales para una startup

 

Normalmente la relevancia de los KPI de empresa radica en la medición. Es decir, sin medición no hay mejora y sin mejora no hay progreso, la empresa muere, se desvanece, se va al traste.

Qué son los KPI

Los KPI son métricas cuantificables y medibles que identifican el rendimiento en una empresa por medio de la medición de determinadas variables, como puede ser el número de visitas, los ingresos o los gastos, entre otras. A la hora de establecer las variables a cuantificar (KPI) estas deben estar directamente relacionadas con los objetivos previamente marcados en la estrategia de la startup para determinar los resultados de la misma.

Por tanto, en este momento de tanta competitividad, sobre todo entre Startups (empresas de nueva creación o en pañales) resulta crucial fijar y, sobre todo, hacer un exhaustivo seguimiento de los KPI esenciales. Y serán esos KPI los que permitan no solo la supervivencia de nuestra recién nacida startup, sino que con el tiempo serán cauce para el crecimiento y la expansión.

Importancia de los KPI

Los KPI son de vital importancia para una Startup porque ofrecen una rigurosa visión analítica tanto del estado de la empresa como de sus posibilidades reales. Tiene utilidad tanto para medir cómo ha funcionado una determinada acción realizada, como para anticiparse a averiguar una línea de progreso que nos lleve a nuestra meta/ objetivo empresarial.

De este modo los KPIS permiten monitorizar la actividad de la startup, pero también establecer metas y objetivos medibles y cuantificables, y, por último, saber comunicar de una forma ordenada y clarificada el proyecto a cada miembro de la Startup según el rango jerárquico que ocupe.

9 KPI imprescindibles en una startup

A continuación, detallamos los 9 KPI imprescindibles que bajo ningún concepto, pueden faltar en tu startup. Una vez incorporados a tu estrategia siempre puedes ir ampliándolos en función de tus necesidades.

1. Presupuesto

Tanto el presupuesto total como el inicial son críticos para determinar la supervivencia de tu startup. Este indicador determina el tiempo del que dispone una startup para invertir hasta quedarse a cero, se expresa en meses y supone el periodo que esta tendría para comenzar a recibir sus primeras ganancias reales.

Este KPI es directamente proporcional a la libertad que pueden obtener los emprendedores. A mayor presupuesto, más margen de maniobra y mayor libertad. En cambio, a menor presupuesto, menos margen para error y, por ende, menor libertad.

Además de servir como medida del tiempo que tiene la startup para operar antes de quedarse sin fondos, el presupuesto también puede ayudar a los fundadores a identificar áreas en las que pueden necesitar buscar financiación adicional o hacer ajustes para prolongar la vida de la empresa. Es útil para hacer proyecciones a corto y largo plazo y para hacer ajustes estratégicos si es necesario.

Una comprensión clara del presupuesto permite a los fundadores planificar el crecimiento y el desarrollo de la empresa. También es crucial al solicitar financiación de inversores, ya que estos querrán ver un plan financiero sólido.

Un ejemplo sería una startup que planea desarrollar un nuevo producto. Necesitarán considerar no solo los costes iniciales de desarrollo del producto, sino también los costes operativos en curso, los costes de marketing y venta, y los posibles escenarios de ingresos. Para tener un mayor control sobre el presupuesto, es recomendable revisarlo y ajustarlo regularmente, al menos una vez al trimestre.

2. Gastos generales

También conocidos por su nombre el inglés como overhead, este indicador mide los gastos fijos que tiene una Startup con independencia del número de clientes y sus facturaciones. La diferencia entre los gastos generales y las ganancias de una startup son el más fiel reflejo de cuán eficaz es el capital de una empresa.

Los gastos generales no solo reflejan la eficiencia con la que una empresa utiliza su capital, sino que también pueden indicar áreas en las que una startup puede reducir costes. Observando estos gastos, se pueden identificar oportunidades para mejorar la eficiencia operativa y la rentabilidad de la startup.

En una empresa de desarrollo de software, por ejemplo, estos podrían incluir salarios, alquiler de oficinas, gastos de servicios públicos, y licencias de software. Para mantener la eficiencia, las empresas deben trabajar para reducir estos costes.

Pueden hacerlo de varias maneras, como permitir el trabajo remoto para ahorrar en alquiler de oficinas, o utilizar software de código abierto en lugar de soluciones de software costosas.

3. CAC: coste de adquisición del cliente

Este indicador hace referencia a la cantidad de dinero que una startup necesita invertir en sus diferentes departamentos de marketing, ventas y otros, para conseguir un nuevo cliente. Aunque muchas veces este es un indicador de los resultados de marketing fruto del trabajo en un determinado tiempo, suele aportar más fiabilidad y confianza cuando se complementa con otras métricas e incluso se compara con la competencia directa.

Por su parte, el tiempo de recuperación del CAC es un subindicador también muy relevante porque mide cuanto es el tiempo que tarda un cliente en generar los ingresos suficientes que permitan cubrir su coste de adquisición (CAC) y será clave en el impacto directo del flujo en efectivo que maneje la startup.

Al complementar el CAC con otras métricas, como el valor de vida del cliente (LTV), se puede obtener una visión más completa del rendimiento de las inversiones en marketing y ventas. Además, al comparar el CAC con los de la competencia, se puede evaluar la eficacia de las estrategias de adquisición de clientes.

4. Tasa de retención del cliente vs chum rate

La tasa de retención del cliente no es más que un simple, pero importantísimo, indicador de la fidelidad de un cliente, de haberlo retenido. Y es que tan importante es conseguir nuevos clientes como conseguir mantenerlos, precisamente porque eso será lo que nos hará crecer.

Por su parte, chum rate es lo contrario del anterior, y hace referencia a la tasa de desgaste. Muestra si bien la cantidad de clientes que la startup pierde y, por tanto, no retiene, en un periodo de tiempo determinado.

Es pues también un indicador muy relevante para saber si el camino tomado es correcto, si el producto o servicio está funcionando y es un parámetro fiable acerca de la eficacia del capital.

Estas métricas pueden ser útiles para identificar problemas o áreas de mejora en el producto o servicio de la startup. Además, proporcionan un indicador del valor percibido por los clientes, lo que puede influir en las decisiones de desarrollo del producto y de fijación de precios.

Ejemplo Ilustrativo: Creación de una Startup de Software como Servicio (SaaS)

Imaginemos una startup de software como servicio (SaaS) que ofrece un producto de gestión de proyectos. Después de un año en el mercado, la startup observa que su tasa de retención de clientes es del 75% anual, lo que significa que ha conseguido mantener al 75% de sus clientes durante todo el año. Esto es una buena señal y muestra que la mayoría de los clientes encuentran valor en el servicio.

Por otro lado, la startup también se da cuenta de que su tasa de desgaste o «Churn rate» es del 25% anual. Esto significa que el 25% de sus clientes dejaron de utilizar su servicio en algún momento durante el año.

Es esencial para la empresa investigar las razones detrás de esta tasa de abandono. Puede ser debido a problemas con el producto, la atención al cliente, la fijación de precios, o cualquier número de otros factores.

• Por ejemplo, si a través de encuestas de clientes o feedback directo, la startup descubre que muchos usuarios dejaron el servicio porque encontraron la interfaz del software difícil de usar. Entonces la empresa sabe en qué necesita trabajar, en este caso en la mejora de la usabilidad del producto.
• O si se descubre que varios clientes abandonaron debido a problemas de atención al cliente, la startup puede decidir invertir más en formación del personal de atención al cliente o en implementar un mejor sistema de gestión de tickets de soporte.
• De igual forma, si muchos clientes indican que el servicio es demasiado caro en relación con el valor que ofrece, la empresa podría reconsiderar su estructura de precios, ofrecer más características en su paquete básico, o trabajar en formas de demostrar y comunicar mejor el valor de su producto a los clientes.

Por lo tanto, la «Tasa de retención del cliente» y «Churn rate» no sólo sirven como indicadores de rendimiento, sino que también pueden proporcionar información valiosa para la toma de decisiones estratégicas y la mejora continua del producto o servicio.

5. LTV

Estas siglas corresponden con el término Lifetime Value, e indican el valor neto que proporciona un cliente medio en el negocio. Si bien, este es uno de los KPI más relevantes a entender y tener en cuenta en tu startup junto con el CAC, precisamente porque los datos extraídos de ambos indicadores son esenciales para dar cuenta de la sustentabilidad de una empresa.

El Lifetime Value es una métrica crucial para evaluar la rentabilidad de las inversiones en adquisición de clientes. Además, al monitorear el LTV, una startup puede identificar patrones de comportamiento del cliente y utilizar esta información para informar las estrategias de retención de clientes y aumentar la rentabilidad a largo plazo.

El LTV puede ser una métrica especialmente útil para las empresas que dependen de las compras repetidas de los clientes.

Por ejemplo, una empresa de comercio electrónico de moda podría usar el LTV para identificar a los clientes que gastan más a lo largo del tiempo y enfocar sus esfuerzos de marketing y retención en este segmento. Para aumentar el LTV, las empresas pueden implementar programas de fidelización, ofrecer descuentos a clientes frecuentes, o mejorar la calidad de sus productos.

6. ROI

Este indicador hace referencia al retorno de la inversión realizada o Return on Investment, especificando así del margen de ganancias que presenta la Startup en un periodo determinado. La información que nos proporciona este KPI es altamente relevante en cuanto a que nos permite entender la escalabilidad y sostenibilidad de la startup.

El ROI es una métrica clave para evaluar la eficacia de las inversiones de la empresa.

Por ejemplo, una startup que invierte en una nueva campaña de marketing digital querrá ver un ROI positivo indicando que la campaña está generando más ingresos de los que costó.

Sin embargo, también es importante recordar que el ROI puede no ser inmediato, especialmente con inversiones a largo plazo como la construcción de marca o el desarrollo de productos. Una manera de mejorar el ROI puede ser mediante el ajuste y la optimización constante de las tácticas de marketing, basándose en los datos y el feedback recogidos.

7. Margen de ganancias

El margen de ganancia como su propio nombre indica, hace referencia a las ganancias que obtiene una startup cuando factura por encima de su corte de producción.

El margen de ganancias puede proporcionar una visión de la eficiencia operativa de la startup y de su habilidad para generar beneficios después de cubrir los costes de producción. También puede ayudar a la startup a fijar los precios de sus productos o servicios de forma más efectiva.

Este es un indicador importante de la salud financiera de una empresa. Una startup de comercio electrónico, por ejemplo, necesitará considerar tanto el coste de los bienes vendidos (como el coste de producción o compra de los productos que venden) como los costes operativos al calcular su margen de ganancias.

Para mejorar este margen, la empresa puede buscar formas de reducir costes, como negociar mejores términos con los proveedores, o aumentar precios, siempre y cuando esto no perjudique las ventas.

8. Flujo de caja negativo mensual

En el lado opuesto, el Flujo de caja negativo mensual es un KPI que permite entender la cantidad neta de flujo de caja en un periodo de tiempo determinado, como, por ejemplo, un mes, cuando este es negativo. Y se obtiene calculando la diferencia entre tus ganancias y tus gastos, tanto fijos como variables.

Al entender la cantidad neta de flujo de caja en un periodo determinado, las startups pueden hacer proyecciones sobre su liquidez futura y tomar decisiones estratégicas para mejorar la gestión de su flujo de caja.

Este indicador es especialmente importante para las startups, ya que muchas pueden operar con un flujo de caja negativo en sus primeras etapas mientras invierten en crecimiento. Sin embargo, es crucial para la supervivencia de la startup que este flujo de caja negativo se gestione correctamente y se reduzca con el tiempo. Una empresa puede trabajar para reducir su flujo de caja negativo aumentando las ventas, reduciendo los gastos o buscando formas de acelerar el cobro de pagos.

9. Tasa de conversión

Y, por último, este KPI revela la capacidad de una empresa de convertirse en proveedor básico de productos a un público objetivo concreto. Se trata de un dato que conviene en diferentes ocasiones rastrear en una Startup, pues permite realizar determinados tests o experimentos para mejorar y optimizar sus servicios.

La tasa de conversión es un indicador clave de la eficacia de las estrategias de marketing y ventas de la startup. Al rastrear y optimizar esta métrica, una startup puede aumentar su eficiencia en la captación de clientes, mejorar la experiencia del cliente y aumentar sus ingresos.

En un sitio web de comercio electrónico, la tasa de conversión puede ser una medida de cuántos visitantes del sitio web realizan una compra.

Una baja tasa de conversión podría indicar problemas con la usabilidad del sitio web, la propuesta de valor del producto, o el precio. La empresa puede trabajar para mejorar su tasa de conversión mediante la realización de pruebas A/B en su sitio web para encontrar lo que funciona mejor, mejorando la calidad de sus descripciones de productos y fotos, o ajustando los precios.

Bonus Track: Herramientas de Seguimiento y Análisis de KPIs

No cabe duda de que medir y analizar correctamente los KPIs es crucial para el éxito de cualquier startup. Sin embargo, este proceso puede ser complicado sin las herramientas adecuadas. Por suerte, existen numerosas soluciones tecnológicas diseñadas para hacer este seguimiento de forma efectiva y eficiente.

1. Web y conversión de clientes

En primer lugar, para aquellos KPIs relacionados con la web y la conversión de clientes, Google Analytics es una herramienta indispensable. Ofrece una visión en profundidad del comportamiento de los usuarios, desde la adquisición hasta la conversión y la retención. Además, es posible configurar objetivos personalizados y eventos para rastrear métricas específicas, como el tiempo medio en la página o el número de páginas visitadas por sesión.

2. Estado financiero de la startup

En el aspecto financiero, Quickbooks se destaca por su versatilidad y fácil uso. Esta herramienta permite a las startups realizar un seguimiento detallado de su estado financiero, incluyendo ingresos, gastos, y flujo de caja. Asimismo, ofrece la posibilidad de generar informes financieros detallados, lo que puede ser invaluable a la hora de analizar KPIs como el ROI o el margen de ganancias.

3. CRM (Customer Relationship Management)

Finalmente, para los KPIs relacionados con la relación con los clientes, las plataformas de CRM (Customer Relationship Management) como Salesforce son esenciales. Estas herramientas permiten no solo rastrear la adquisición y retención de clientes, sino también entender el valor de vida del cliente (LTV). Esta información es fundamental para optimizar estrategias de marketing y ventas.

En resumen, el seguimiento de los KPIs no tiene por qué ser una tarea desalentadora. Con las herramientas adecuadas, las startups pueden obtener una visión clara de su rendimiento y tomar decisiones informadas para impulsar su crecimiento.

¿Qué te han parecido estos KPI? ¿Incorporarías alguno más a tu estrategia startup?

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